Det kan være nødvendig å legge informasjon i nedlastbare filer når utforming eller funksjon må ivaretas. Særlig gjelder det forseggjorte trykksaker og lysbildeforedrag. Tekst med enkle illustrasjoner bør imidlertid publiseres som nettside.

Ulemper for brukeren

For brukeren innebærer filer flere utfordringer: Først og fremst skal et annet program settes i gang, i verste fall fullversjonen av Adobe Acrobat, som har en utrolig treg oppstart. Dernest introduseres et helt annet grensesnitt, med endrede funksjoner for utskrift, navigering og søk. I tillegg øker sannsynligheten for feil (særlig i Windows) dramatisk. Virusfaren øker også med utbredelsen av filer, og mange brukere gjør rett i å være tilbakeholdne med nedlastinger.
 
Advar leseren

Det skal altså være tungtveiende grunner til å legge informasjon i en fil. Har du en fryktelig fin brosjyre, bør du legge den ut som PDF. Men sørg for at innholdet er tilgjengelig på vanlig nettside i tillegg. Uansett bør du alltid gjøre leseren oppmerksom på at lenken starter nedlasting av en fil. Det er en god vane å angi både format og størrelse, for eksempel slik:

    Nedlastbar PDF 1,2 MB

Da slipper brukeren ergrelsen over å starte et eget program for informasjon han eller hun bare var måtelig interessert i.